Herold

Alle reguleringsplaner er forskjellige – i innhold, kompleksitet og utredningsbehov. Forskjellen er eksempelvis stor på en fortettingssak i by mot et hyttefelt på fjellet. Det er derfor vanskelig å gjøre gode sammenligninger mellom saker og for den del mellom kommuner når det kommer til behandlingstid.

SSB samler årlig inn statistikk over kommunenes behandlingstid når det gjelder private planforslag. Det deles opp i total behandlingstid og behandlingstid under kommunens ansvar. Dette, siden deler av prosessen med private planforslag håndteres av forslagsstiller ved plankonsulent/foretak mens de formelle delene håndteres av kommunen som planmyndighet.

I 2024 var gjennomsnittlig saksbehandlingstid for en reguleringsplan fra oppstartsmøte til endelig vedtak 859 dager i landet uten Oslo. Tilsvarende tall for Trøndelag var 944 dager. Av dette var hhv. 149 dager og 162 dager behandlingstid under kommunalt ansvar (Kilde: SSB tabell 12671).

Når selvkritikk mangler, stopper utviklingen!

Potensialet for mer effektiv behandling er som tallene viser størst i deler av prosessen som kommunen ikke har ansvar for. Hoveddelen her handler om utredninger og utarbeidelse av planforslag som oppfyller krav fra lov, forskrift og en rekke nasjonale veiledere. Nasjonale krav til utredninger og dokumentasjon har stor betydning for tidsbruken i denne fasen – og det er viktig at innsendt materiale oppfyller disse.

Så betyr ikke det at kommunens behandlingstid er uten betydning. Og derfor jobbes det kontinuerlig med å effektivisere prosesser og forbedre veiledningen.

Et viktig element for effektiv saksbehandling er om kommunen har oppdatert overordnet planverk (kommuneplanens arealdel og kommunedelplaner). Det vil kunne redusere utredningsbehovet på reguleringsplannivå – forutsatt at det detaljreguleres i tråd med arealdelen.

Det er kommunens erfaring at det i saker der planforslag grunnet mangler må sendes i retur at total behandlingstid gjerne blir lang. Derfor er det viktig at innsendt materiale er mest mulig komplett, og også at kommunen i forbindelse med oppstart tydelig kommuniserer hva forventningene til leveransen er.

Nye krav til utredninger – mer komplekse saker

Over de siste 20 åra har krav til utredninger i reguleringsplansaker økt voldsomt. Mange tema som ikke var aktuelle tidligere er kommet til, og det forventes langt grundigere analyser nå. En reguleringsplan fra 1990-tallet og en reguleringsplan av i dag kan nesten ikke sammenlignes.

Utarbeidelse av en reguleringsplan fordrer i 2025 tilgang til bred kompetanse, det må gjerne settes sammen et team med flere fageksperter. Landskapsarkitekt, arkitekt, geotekniker, avioniker (støy) og fagkompetanse innen vann/avløp/overvann er eksempel på fagområder som ofte blir involvert i tillegg til planfaglig rådgiver. Men også biologer (land og sjø), trafikkyndige, kulturminnerådgiver og miljørådgiver kan være aktuelle om naturverdier, kulturminneverdier og miljøverdier utfordres.

Kontinuerlig forbedringsarbeid

Steinkjer kommune jobber kontinuerlig med forbedring av interne arbeidsprosesser og rutiner, både basert på eksterne tilbakemeldinger og egne evalueringer.

Digitalisering, automatisering og innføring av KI som verktøy på enkelte arbeidsoperasjoner har hatt og vil også framover ha stor betydning for kommunens saksbehandlingstid på en rekke områder inkludert plan.

Innføring av arealplaner.no som kommunens planverktøy har effektivisert interne arbeidsprosesser samtidig som det også gir aktørene og publikum vesentlig bedre innsyn i pågående prosesser. Hele den digitale saksmappa ligger ute åpent, så alle som vil kan se hvilken kommunikasjon det er mellom forslagsstiller, kommunen og andre gjennom prosessen.

Parallelt har veiledningsmateriell til forslagsstillere, konsulenter og publikum blitt digitalisert og ligger ute som en «kokebok» for private planforslag på kommunens nettside. Her søker en å holde lista over nasjonale, regionale og lokale veiledere, føringer og vedtak oppdatert, som en service til både innbyggere og utbyggere.

Innføring av formelt oppstartsmøte mellom forslagsstiller, plankonsulent/foretak og kommunen har vært et godt grep fra sentrale myndigheter. I disse møtene stiller kommunen med beslutningstakere fra alle berørte fagenheter, og gir klare tilbakemeldinger på tema som forventes utredet i videre prosess. Men også råd og tips til hvordan legge til rette for en smidig prosess. De som møter fra fagenhetene blir samtidig kontaktpersoner for plankonsulent i det videre arbeidet. Møtereferat fra oppstartsmøtet viser hva som skal utredes og hvilken prosess som gjennomføres. Det er kommunens ansvar at referatet blir så tydelig og nyttig som mulig i videre prosess- og utformingen er derfor under kontinuerlig forbedring basert på erfaringer og tilbakemeldinger.

Neste steg ift. forbedring er å arbeide med innføring av nye standarder for kart og geodata- og forberede innføring av nasjonale satsinger som ePlanSak, SOSI 5.0 mfl. Innføring av nye systemer kan være utfordrende når organisasjonen parallelt skal redusere både kostnader og bemanning, men flere av disse systemene vil komme uansett – og det må da finnes rom for å prioritere både innkjøp og innføring.

Forutsigbare prosesser

Også fra kommunens side deles ønsket om mest mulig forutsigbare planprosesser. Ved oppstart er det vanskelig å gi forpliktende estimat på tidsbruken, siden det er utredningene og funn i disse som avgjør hva som må gjøres i neste steg. Men det går an å si noe om hva som er «normalbehandlingstid» for en sammenlignbar plan – uten at det må oppfattes som fasit i den aktuelle saken.

Steinkjer kommune vil også i fortsettelsen ha fokus på kontinuerlig forbedring av arbeidsprosesser og saksbehandling, basert på tilbakemeldinger og egne evalueringer. Effektivisering gjennom økt digitalisering og bruk av KI vil kunne ha stor betydning for kommunens saksbehandlingstid i mange type saker – også plansaker.